Manual de Operação do Vizoo
Guia de referência para síndicos, supervisores prediais, operadores de portaria e gestores de administradoras dominarem a rotina de campo com rigor de engenharia, governança orçamentária, integração de ERP contábil e blindagem jurídica.
O que é e o que não é o Vizoo
O Vizoo não é um ERP contábil e não substitui o sistema da administradora. Ele assume exatamente o que esses sistemas ignoram: o trabalho operacional de campo — vistorias com fotos, demandas e prestadores, checklists de rotina e rondas, manutenção preventiva, inventário com QR Code, ocorrências formais, visitantes, encomendas e documentos.
Planilhas dispersas no computador, dezenas de grupos de WhatsApp, aprovações informais que somem, cadernos em papel rasurados na portaria e manutenção no modo "apaga-fogo".
Supervisores e porteiros alimentam o sistema no celular com fotos; toda autorização e decisão orçamentária é exclusiva do Síndico em poucos toques, com histórico auditável permanente.
Quem usa o quê: os papéis operacionais
1. Síndico (Decisor Master)
Poder Decisório TotalAprova orçamentos de demandas com exclusividade, homologa advertências e multas com citação normativa, ativa/desativa módulos opcionais do prédio, visualiza inadimplência completa e gera relatórios em PDF. Pode também registrar demandas, orçamentos, vistorias e ocorrências diretamente.
2. Supervisor Predial / Zelador / Gerente Operacional
Execução em CampoRealiza vistorias técnicas com fotos, cadastra demandas e orçamentos de fornecedores, aponta manutenções da matriz ABNT, registra pré-autorizações de visitantes e resolve conflitos cadastrais de unidades. Nunca tem alçada para aprovar execuções orçamentárias ou aplicar multas.
3. Operador de Portaria (Terminal por PIN)
Terminal RápidoAcessa via terminal simplificado informando condomínio + código PIN individual (sem e-mail corporativo). Registra encomendas com foto da etiqueta, cadastra pré-autorizações, visitantes recorrentes e gerencia entradas/saídas do turno em tempo real.
4. Gestor da Administradora (Titular e Adicional)
Governança & ERPCadastra as chaves de integração do Superlógica (exclusivo do Gestor Titular), visualiza o código único permanente da Administradora, aprova vínculos de condomínios da carteira e acompanha painéis de auditoria financeira. Não interfere na aprovação operacional de campo.
Como entrar na aplicação (vizoo.app.br)
Acesse vizoo.app.br no navegador do seu celular ou computador. O login oferece fluxos dedicados por perfil:
- Para Síndicos, Supervisores e Gestores: Entre com sua conta Google ou com e-mail e senha cadastrados. Ao criar conta nova como síndico, ative seu acesso pelo link enviado ao seu e-mail.
- Para a Portaria: Toque no atalho destacado em azul "É da Portaria? Entrar com PIN →", selecione o condomínio e digite o PIN individual de 4 a 6 dígitos fornecido pelo síndico.
- Troca e Recuperação de Senha: Caso esqueça seu acesso, toque em "Esqueci minha senha" na tela de login para receber o link seguro de recuperação por e-mail. Dentro do app, a tela "Minha conta" permite alterar a senha a qualquer momento com confirmação por e-mail.
- Guia de Primeiros Passos: Ao entrar pela primeira vez, o Vizoo exibe um tour curto de boas-vindas com orientações em cada tela vazia para você começar sem necessidade de treinamento formal.
Checklists de Rotina Diária, Semanal e Rondas de Campo
Para acabar com o clássico problema de "o zelador disse que olhou", o módulo de Checklist de Rotinas automatiza a conferência de campo periódica. O Vizoo gera a lista de tarefas sozinho a cada período e registra formalmente o que foi cumprido e o que ficou para trás.
Garagens, piscina, portões e iluminação de rotas de fuga.
Pressão de manômetros, vazamentos no barrilete e teste de bombas.
Salões de festas, churrasqueiras, academia e playground.
Inspeção visual de extintores, mangueiras e gerador em vazio.
Como operar o Checklist de Rotinas:
- Configuração da Rotina: O Síndico ou Supervisor cadastra os itens da rotina, seleciona a periodicidade (diária, semanal, quinzenal ou mensal) e define o responsável (Síndico ou Supervisor).
- Geração Automática: O Vizoo gera a lista sozinho a cada ciclo. O colaborador abre o checklist pelo celular e vai marcando os itens inspecionados em campo.
- Problema vira Demanda ou Vistoria em 1 toque: Se encontrar qualquer irregularidade (ex.: vazamento, lâmpada queimada ou ruído em motor), toca no botão de apontamento e o item vira na hora uma Demanda de Reparo ou uma Vistoria GUT com fotos.
- Histórico Permanente: Todo o registro fica armazenado com carimbo de data, hora e responsável, servindo como prova de diligência da equipe em conselhos e assembleias.
Plano de Manutenção Preventiva ABNT & QR Code nas Máquinas
Ao cadastrar as características do condomínio, o Vizoo ativa itens de um catálogo referenciado nas normas técnicas brasileiras (NBR 5674, NBR 5419, NBR 12962) ou permite criar rotinas livres com periodicidade personalizada.
O status de cada manutenção preventiva se atualiza automaticamente pelo sistema:
Roteiro sistemático de checagens estruturais, reservatórios e áreas comuns.
Controle periódico de medição ôhmica e laudo de continuidade.
Inspeção visual mensal e recarga anual de cilindros.
Como funciona o QR Code no maquinário:
- No módulo Inventário, cadastre o equipamento (bombas, portões, elevadores, gerador) com fotos e termo de garantia.
- Toque em "Download QRCode": o Vizoo gera uma folha A4 com etiqueta de alta resolução pronta para impressão e plastificação.
- O técnico ou zelador aponta a câmera nativa do próprio celular para a etiqueta física colada na máquina (sem necessidade de leitor interno no app).
- O link abre diretamente o registro de manutenção do bem para apontar datas, laudos e fotos da intervenção realizada.
Registro Formal de Ocorrências com Gate Blindado
Notificações enviadas soltas em grupos de WhatsApp são facilmente contestadas e anuladas sob alegação de falta de ciência. O Vizoo resolve isso com uma esteira auditável com escolha do destinatário e gate formal de leitura:
O síndico ou supervisor vincula a infração à categoria do regimento interno e calcula a advertência ou multa com reincidência. O sistema permite escolher exatamente quem será notificado: ao proprietário, ao inquilino ou aos dois simultaneamente.
O morador recebe o aviso por e-mail e por link seguro formatado para compartilhamento no WhatsApp. O teor da advertência, fotos e valor da multa não vazam no chat. Para abrir o laudo, o condômino precisa obrigatoriamente tocar em "Confirmar Recebimento da Notificação", registrando data, hora exata e IP com fé pública.
O laudo em PDF gerado traz o brasão/logo e o nome do Síndico em destaque, com citação dos artigos infringidos, valores por extenso, contagem de reincidência e prazos legais de recurso.
Demandas, Comparador de Cotações & Dashboard Analítico
O módulo de demandas centraliza a contratação de consertos e melhorias, substituindo as mensagens dispersas do WhatsApp por um fluxo auditável com visualização dupla: Kanban Operacional e Dashboard Gerencial.
Identificação com fotos
Comparador de orçamentos
Decisão 100% exclusiva
Conclusão e arquivamento
Como operar o módulo:
- Abertura de Demanda: Síndico ou Supervisor toca em "+ Nova Demanda", define o local (ex: Garagem Subsolo 2), descreve a falha e anexa fotos direto da câmera (com compressão automática e correção de orientação EXIF).
- Anexar Cotações: Conforme os orçamentos chegam, supervisor ou síndico anexam propostas (PDF ou imagem) comparando prestadores lado a lado.
- Aprovação Exclusiva: O síndico revisa os orçamentos e clica em "Aprovar Execução". Nenhuma compra ou obra avança sem essa chancela.
- Conclusão: O executor anexa a nota fiscal e fotos da entrega, encerrando o chamado com registro no histórico do condomínio.
Ao alternar para a visão de Dashboard na aba de Demandas, o gestor tem acesso a métricas consolidadas por período:
Vistorias Técnicas & Cálculo da Matriz GUT
Acabou o relatório subjetivo de "precisa pintar a parede". O Vizoo utiliza a metodologia consagrada de engenharia GUT (Gravidade × Urgência × Tendência), gerando uma pontuação técnica objetiva de 1 a 125 para cada problema identificado.
| Critério | Escala (1 a 5) | Significado no Condomínio |
|---|---|---|
| Gravidade (G) | 1 (Sem dano) a 5 (Dano extremo) | Impacto sobre a integridade física de moradores e estrutura patrimonial. |
| Urgência (U) | 1 (Pode esperar) a 5 (Ação imediata) | Prazo disponível para intervir antes de paralisações ou sinistros prediais. |
| Tendência (T) | 1 (Estável) a 5 (Piora muito rápida) | Probabilidade do problema agravar seus custos se nada for feito em curto prazo. |
Itens com score GUT elevado (>75) podem ser convertidos instantaneamente em demandas de cotação sem redigitar descrições nem reanexar fotos.
Galeria de fotos com visualizador ampliado em tela cheia (lightbox) e exportação consolidada do laudo fotográfico em PDF nos planos Pro e Business.
Plano Preventivo ABNT & QR Code nas Máquinas
Ao cadastrar se o condomínio é vertical, horizontal ou comercial, o Vizoo ativa automaticamente a matriz de periodicidades das normas técnicas brasileiras vigentes:
Roteiro sistemático de checagens estruturais, reservatórios e áreas comuns.
Controle periódico de medição ôhmica e laudo de continuidade.
Inspeção visual mensal e recarga anual de cilindros.
Como funciona o QR Code no maquinário:
- No módulo Inventário, cadastre o equipamento (ex: Bomba de Recalque 01, Elevador Social Bloco B).
- Clique em "Download QRCode": o sistema gera uma folha A4 em PDF com etiqueta emoldurada de alta resolução trazendo o QR Code e o selo oficial Vizoo, pronta para imprimir e plastificar.
- O técnico ou supervisor aponta a câmera nativa do próprio celular para a etiqueta colada na máquina (sem necessidade de leitor específico no app).
- O link abre diretamente a tela "Registrar Manutenção Realizada" do equipamento, permitindo anexar data, laudo e fotos da peça em menos de 15 segundos.
Registro Formal de Ocorrências com Gate Blindado
Notificações enviadas soltas no WhatsApp costumam ser anuladas juridicamente sob a alegação de "eu não li" ou "não fui avisado formalmente". O Vizoo resolve isso com uma esteira auditável em 3 passos:
O síndico ou supervisor seleciona a categoria da infração (ex: Barulho, Vaga de Garagem, Pet). O sistema vincula automaticamente o artigo normativo e calcula a multa: valor fixo ou múltiplo da taxa condominial (confirmado pelo síndico na aprovação).
O morador recebe mensagem por e-mail e WhatsApp trazendo apenas um texto institucional de aviso com um link protegido. O teor da ocorrência, descrição e valor da multa não vazam no chat nem na API. Para abrir o laudo, o condômino precisa clicar obrigatoriamente no botão "Confirmar Recebimento da Notificação", registrando data, hora exata e IP com o aviso legal de ciência.
Na tela da ocorrência aprovada, o síndico tem o botão "Baixar Ocorrência" (gerando o documento formal com valores por extenso e prazo de recurso) e o ícone de atalho para enviar diretamente ao WhatsApp do proprietário da unidade.
Gestão de Unidades, Moradores e Visão Consolidada
O Vizoo mantém uma base de dados própria, independente e persistente de unidades e moradores, garantindo que o histórico permaneça intacto mesmo se o condomínio trocar de administradora.
- • Proprietário: Obrigatório em toda unidade (CPF, telefone com máscara e e-mail validados).
- • Fluxo de Alugar / Encerrar Locação: Ações atômicas que registram o Inquilino Principal e organizam os moradores adicionais sem deixar registros órfãos.
- • Pets e Veículos: Cadastro com fotos, controle de placas, vagas vinculadas e porte do pet.
- • Busca Unificada Inteligente: O campo de busca da listagem localiza a unidade digitando o número, nome de qualquer morador, placa do veículo ou nome do pet.
- • Boletos e Inadimplência: Com o Superlógica ativo, exibe o resumo de inadimplência (acesso de síndico/administradora) e os últimos 5 boletos com status Pago, A vencer ou Pendente com link da 2ª via.
- • Reservas Futuras da Unidade: Exibe as datas e áreas comuns reservadas de hoje em diante para a unidade.
- • Ocorrências Recentes: Histórico das últimas 5 notificações com botão de compartilhar.
- • Atalho de WhatsApp Direto: Ícone ao lado de cada telefone válido para iniciar conversa com 1 toque.
Acesso Desburocratizado por PIN Numérico
Porteiros não precisam memorizar senhas longas nem possuir e-mails individuais. No menu Usuários, o síndico ou supervisor cria o operador informando apenas o nome (ex: "Portaria Turno Diurno") e define um código PIN individual de 4 a 6 dígitos.
- O porteiro toca no botão "Encomendas".
- Seleciona a unidade e o marketplace (Mercado Livre, Shopee, Amazon, Correios).
- Tira uma foto rápida da etiqueta com a câmera do celular.
- O morador é avisado por link com botão de confirmação de ciência.
- Na retirada, a portaria registra com 1 toque quem retirou e arquiva o pacote com carimbo de horário.
- A portaria visualiza pré-autorizações cadastradas ou registra a chegada de visitante avulso.
- Em "Visitantes Recorrentes" (prestadores, diaristas), o morador confirma ou recusa o cadastro diretamente pelo link recebido.
- O morador é avisado por link e a portaria pode liberar verbalmente ou por interfone sem gargalos.
- A tela traz atalhos diretos para contatar o morador via WhatsApp em caso de necessidade.
Repositório de Documentos & Perfil Profissional do Síndico
Além das ferramentas de campo, o Vizoo centraliza a documentação perene do edifício e valoriza a autoridade profissional do gestor:
Guarda em nuvem segura a Convenção de Condomínio, Regimento Interno, apólices de seguro vigentes, plantas, contratos de prestadores e laudos técnicos de engenharia (AVCB, SPDA, estanqueidade). A documentação fica acessível a qualquer momento sem risco de perda com trocas de equipe.
O síndico cadastra sua foto, logomarca oficial, minibiografia e canais de contato (celular, site, Instagram, TikTok, LinkedIn). O nome e a logomarca do Síndico aparecem em destaque logo abaixo do condomínio em todos os relatórios e laudos em PDF gerados pelo app, justificando honorários e dando padrão executivo perante conselheiros e assembleias.
Integração com ERP Superlógica Condomínios
O Vizoo se conecta à API REST oficial do Superlógica Condomínios em modo estritamente somente leitura. Ele importa o cadastro de unidades e moradores e puxa saldos, contas a pagar, balancetes e boletos em tempo real.
Procedimento realizado uma única vez pelo responsável técnico ou diretoria da Administradora. É necessário utilizar um usuário com acesso administrativo a todos os condomínios da carteira:
- Acesse o ERP da Superlógica (condor.superlogica.net).
- No topo direito da tela, clique no Nome do Usuário > Todos os Usuários.
- Role até a parte inferior da página de gestão de usuários, na seção "API (Integração com outros sistemas)".
- No bloco "Aplicativos Liberados", clique no botão "Liberar Aplicativo", marque a opção "Outro Aplicativo", digite Vizoo no nome e confirme clicando em "Liberar".
- Na lista de Aplicativos Liberados, localize o Vizoo e clique em "Ver Access Token". Copie esse código e guarde-o para cadastrar no campo Access Token no painel do Gestor no Vizoo.
- Logo abaixo, na lista geral de Aplicativos, clique em "Ver Token" (o Token da Licença / App Token da Administradora). Copie esse código e guarde-o para cadastrar no campo App Token no Vizoo.
O par de tokens é cadastrado por Administradora, criptografado em repouso com algoritmo AES-256-GCM e nunca exposto em texto puro. O acesso ao ERP será sempre e exclusivamente de consulta (somente leitura), sem nunca realizar qualquer alteração, inclusão ou exclusão na base de dados do Superlógica.
No painel do Vizoo, o Gestor Titular conclui a integração e associa os condomínios:
- No menu Administradora, abra "Configurações de Integração" e cole o App Token e o Access Token.
- Logo abaixo, na opção Condomínios desta Administradora, busque pelo nome do Condomínio que deseja integrar as informações conforme o nome do condomínio vinculado, para que seja feita a associação entre o condomínio cadastrado no Vizoo e o Condomínio do Superlógica.
- Em Unidades, toque em "Importar Unidades" para puxar blocos, apartamentos e proprietários.
- Se houver divergências com edições manuais locais, resolva os dados campo a campo na tela de conflitos.
Geração do Boletim Mensal & Distribuição por Link
O Boletim de Prestação de Contas Mensal traduz balancetes contábeis complexos em um relatório visual executivo, estruturado a partir das informações financeiras oficiais do condomínio:
O sistema só permite gerar boletins de meses inteiros já fechados no ERP (onde o último dia do mês ≤ data do fechamento contábil), retroagindo até 12 meses. Nunca são compilados meses parciais em aberto.
Caso a administradora retifique lançamentos contábeis, o síndico pode "Gerar Novamente" o mesmo mês. O sistema atualiza os gráficos e o PDF mantendo o mesmo link estável de consulta.
- Resumo Financeiro & Saldo Consolidado: Receitas, despesas, resultado operacional e saldo final apurado na data do fechamento.
- Gráficos por Categoria: Barras horizontais agrupando as 8 maiores despesas e receitas conforme o plano de contas do balancete.
- Comparativo de 6 Meses com Barra de Resultado: Gráfico de barras agrupadas apresentando Receitas, Despesas e o Resultado líquido em cinza neutro (valores negativos sempre em vermelho).
- Despesas Fixas, Investimentos & Inadimplência: Detalhamento de contratos recorrentes e barra proporcional de inadimplência agregada rotulada na data da posição.
Perguntas Rápidas sobre a Operação
Não. Por regra rígida de governança condominial, o botão de aprovação orçamentária é visível e operável exclusivamente na conta do Síndico. Como o Vizoo roda no celular em qualquer local, o síndico aprova orçamentos com 1 toque mesmo em trânsito.
Ele utiliza um único login. Tanto no topo da tela quanto nos cards da home, basta tocar no condomínio desejado para alternar imediatamente entre prédios com dados 100% isolados e seguros.
Sim. O Síndico pode desativar e reativar qualquer condomínio da sua própria base a qualquer momento sem perder o histórico nem nenhum dado operacional já registrado.
Absolutamente não. A base do Vizoo pertence ao condomínio e ao síndico. Todas as vistorias técnicas, checklists de rotina, ocorrências normativas, laudos GUT, manutenções preventivas, unidades e fotos continuam preservados para sempre.
Basta acessar Configurações do Condomínio > Falar com o Suporte. Você poderá descrever sua dúvida ou sugestão em um formulário integrado, e nossa equipe técnica responderá no seu e-mail de cadastro.
O Vizoo não apaga nenhum condomínio nem exclui dados. Ele apenas solicita que você escolha qual condomínio manterá acesso operacional ativo; os demais passam para o status seguro de Somente Leitura até que um novo upgrade seja realizado.